Je administratie op orde hebben is één ding, maar je boekhouding bewaren is minstens zo belangrijk. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor de Belastingdienst. Of je nu net gestart bent als zzp’er of al jaren onderneemt: goed archiveren voorkomt gedoe, boetes en onnodig zoekwerk. Maar hoe lang moet je eigenlijk je boekhouding bewaren? En wat is handig: digitaal of op papier? In deze blog geven we je 7 praktische tips voor het slim en veilig bewaren van je boekhouding, zodat jij altijd voorbereid bent.
Boekhouding: hoe lang bewaren?
Volgens de Belastingdienst moet je je volledige boekhouding minimaal 7 jaar bewaren. Voor onroerend goed geldt zelfs een bewaarplicht van 10 jaar. Dit betekent niet alleen je facturen en bankafschriften, maar ook je agenda, e-mailcorrespondentie, kilometerregistratie en zelfs WhatsApp-gesprekken over zakelijke afspraken.
De bewaartermijn begint aan het einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben. Dus: je facturen van 2023 moet je bewaren tot en met 2030.
Waarom is je boekhouding goed bewaren zo belangrijk?
De Belastingdienst mag tot 7 jaar terug controle uitvoeren op je administratie. Als je dan niet kunt aantonen hoe je tot bepaalde bedragen bent gekomen, kan dat leiden tot naheffingen of zelfs boetes. Een goed bewaarde administratie:
- Bewijst je zakelijke kosten en omzet;
- Laat zien dat je btw juist hebt berekend;
- Ondersteunt je inkomstenbelastingaangifte;
- Geeft rust en overzicht, ook voor jezelf.
Tijd om je boekhouding niet alleen netjes te doen, maar ook slim te bewaren. Met deze 7 tips ben je goed voorbereid.
1. Bewaar alles digitaal én op één plek
Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie digitaal te bewaren, en terecht. Het is overzichtelijk, makkelijk doorzoekbaar en neemt geen fysieke ruimte in. Zorg er wel voor dat je alles op één centrale plek opslaat, bijvoorbeeld in een goed georganiseerde mappenstructuur in Google Drive of Dropbox.
Werk je met Boekhouding in Sheets? Dan kun je alle bijlagen en bestanden koppelen aan je administratie en ze makkelijk terugvinden per factuur of kwartaal.
2. Werk met duidelijke mapstructuren en bestandsnamen
Maak het jezelf makkelijk door een logische structuur te gebruiken, bijvoorbeeld per jaar > per kwartaal > per type document (inkoop, verkoop, bank, etc.). Geef je bestanden herkenbare namen zoals 2023-04_factuur_klantnaam.pdf. Zo hoef je niet te zoeken als je een bestand terug moet vinden – en dat moment komt gegarandeerd.
3. Maak regelmatig back-ups
Je administratie bewaren is pas écht veilig als je er een back-up van hebt. Een harde schijf kan crashen, een laptop gestolen worden of je cloudopslag kan gehackt worden. Zorg dus voor automatische back-ups op een externe schijf of in een tweede cloudomgeving.
Een extra tip: gebruik versiebeheer. Zo kun je bij een fout altijd terug naar een eerdere versie van een bestand.
4. Bewaar álle relevante documenten, ook je agenda en communicatie
De Belastingdienst kijkt verder dan alleen je facturen. Denk aan:
- Je agenda (voor urencriterium);
- Contracten en offertes;
- E-mails met afspraken of opdrachtbevestigingen;
- Kilometers en rittenregistraties;
- Bewijs van zakelijke aankopen (ook via WhatsApp of bol.com).
Als je iets opvoert als zakelijke kosten, moet je het kunnen onderbouwen. Bewaar dus ook alles wat ‘rondom’ de transactie plaatsvindt.
5. Scan of fotografeer papieren bonnetjes direct
Heb je nog wel eens een papieren bon? Laat die niet rondslingeren. Maak er meteen een scan of foto van en sla die op bij de juiste maand. Zo voorkom je dat de bon verkleurt, kwijtraakt of onleesbaar wordt. Tip: er zijn handige scan-apps waarmee je bonnen direct als PDF opslaat en mailt naar jezelf of je cloudmap.
6. Zorg dat je administratie volledig is vóór je bewaart
Bewaren betekent niet alleen ‘ergens opslaan’, maar ook dat het compleet moet zijn. Check regelmatig of je administratie klopt:
- Alle inkomsten en uitgaven geboekt?
- Alle btw correct verwerkt?
- Geen ontbrekende facturen of afschriften?
- Kloppen je categorieën en omschrijvingen?
Met Boekhouding in Sheets werk je stap voor stap alle onderdelen van je administratie af, inclusief btw-aangifte, winstberekening en facturatie, zodat je zeker weet dat je niets vergeet voordat je het archiveert.
7. Plan elk kwartaal een administratiemoment in
Maak het jezelf makkelijk door elk kwartaal een vast moment in te plannen om je boekhouding bij te werken én te archiveren. Zo blijft alles actueel en voorkom je dat je aan het eind van het jaar alles in één keer moet uitzoeken. Bovendien ben je dan altijd voorbereid op een eventuele controle.
Je boekhouding bewaren = slim ondernemen
Je administratie netjes bijhouden is één ding, maar het goed bewaren is net zo belangrijk. Of je nu klein begint of al jaren onderneemt: een betrouwbare archivering voorkomt stress, fouten en verrassingen. En het mooie is: met de juiste structuur en een paar vaste routines is het helemaal niet ingewikkeld. Wil jij je administratie overzichtelijk én veilig bewaren?