Als ondernemer krijg je vrijwel altijd te maken met btw, of je nu producten verkoopt, diensten levert of werkt als freelancer. Btw berekenen is een essentieel onderdeel van je administratie en vormt de basis voor je aangifte per kwartaal. Maar hoe werkt dat precies? Hoe weet je welk btw-tarief je moet gebruiken? En hoe zorg je dat je de juiste bedragen afdraagt, of terugvraagt, aan de Belastingdienst? In dit blog leggen we stap voor stap uit hoe je btw berekent, waar je op moet letten en hoe je het jezelf makkelijker maakt.
Wat is btw en waarom moet je het berekenen?
Btw staat voor “belasting over de toegevoegde waarde”. Als ondernemer ben je verplicht om btw te berekenen over je verkopen (diensten of producten) en die af te dragen aan de Belastingdienst. Je berekent dus btw bovenop je verkoopprijs, ontvangt die van je klant, en draagt het later weer af. Tegelijkertijd mag je btw die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten meestal weer terugvragen: dit heet de voorbelasting.
Het verschil tussen de btw die je ontvangt (over je omzet) en de btw die je betaalt (over je kosten) geef je aan bij de btw-aangifte. Die doe je in de meeste gevallen ieder kwartaal.
Hoe werkt btw berekenen in de praktijk?
Btw berekenen gebeurt in twee richtingen:
- Btw over je omzet (verkopen): dit bedrag moet je afdragen
- Btw over je kosten (inkopen): dit bedrag mag je terugvragen
De algemene formule is:
Te betalen btw = ontvangen btw – betaalde btw (voorbelasting)
Voorbeeld 1: je verkoopt een dienst van €1.000 excl. btw
- Btw 21%: €1.000 kosten dienst x 0,21 = €210 btw
- Totale factuur: €1.000 kosten dienst + €210 btw
-
Het bedrag van €210 draag je af bij je btw-aangifte
Voorbeeld 2: je koopt een laptop van €1.000 excl. btw
- Kosten laptop excl. Btw: 1000€
- Prijs met Btw 21% bij het afrekenen: €1210
-
De Btw (210€) mag je terugvragen bij je aangifte
Als je in een kwartaal €2.100 aan btw hebt ontvangen voor de verkoop van je diensten, en €600 aan btw hebt betaald over zakelijke kosten, dan moet je:
€2.100 - €600 = €1.500 afdragen
Welke btw-tarieven zijn er?
Niet elke dienst of elk product valt onder hetzelfde btw-tarief. In Nederland zijn er drie hoofdtarieven:
- 21%: het algemene tarief (meeste diensten en producten)
- 9%: voor o.a. voedingsmiddelen, boeken, kapper, fietsenmaker
- 0%: bij leveringen naar het buitenland binnen de EU of bij export
- Vrijgesteld: onderwijs, zorg, sportverenigingen (geen btw berekenen, maar je mag dan ook geen btw aftrekken)
Weet je niet zeker onder welk tarief jouw dienst valt? Raadpleeg dan de website van de Belastingdienst of overleg met een boekhouder. Het verkeerd toepassen van een btw-tarief kan leiden tot naheffingen.
Veelgemaakte fouten bij btw berekenen
Btw lijkt simpel, maar in de praktijk worden er vaak fouten gemaakt. Let dus op de volgende punten:
- Prijs inclusief of exclusief btw? Veel ondernemers verwarren deze twee. Zorg dat je duidelijk op je offerte of factuur zet of het bedrag inclusief of exclusief btw is.
- Vergeten voorbelasting in te boeken: Veel ondernemers vergeten de btw terug te vragen die ze zelf hebben betaald over zakelijke aankopen. Dat is zonde, want je laat dan geld liggen.
- Internationale klanten verkeerd behandelen: Heb je klanten binnen of buiten de EU? Dan gelden vaak andere regels. Verdiep je hierin of gebruik een systeem dat dit automatisch verwerkt.
-
Geen onderscheid maken tussen zakelijke en privé-uitgaven: Je mag alleen btw aftrekken over zakelijke kosten. Let dus goed op wat je inboekt.
Hoe kun je btw makkelijk bijhouden?
Om je btw goed te kunnen berekenen, moet je al je inkomsten en uitgaven netjes bijhouden. Dat kan handmatig in Excel, maar dat kost vaak veel tijd én is foutgevoelig. Daarom kiezen veel ondernemers voor een overzichtelijk template, zoals Boekhouding in Sheets.
Met dit systeem upload je in één keer je transacties, categoriseer je uitgaven en zie je automatisch welke btw je moet afdragen of terugkrijgt. Geen rekenfouten, geen stress bij de kwartaaldeadline, maar gewoon een duidelijk btw-overzicht in je dashboard.
Bonus: tips voor een soepele btw-aangifte
-
Werk je administratie wekelijks bij
Zo voorkom je dat je aan het eind van het kwartaal in tijdnood komt.
-
Bewaar alle facturen en bonnen
Zowel digitaal als fysiek: de Belastingdienst kan tot 7 jaar terug controles doen.
-
Gebruik aparte btw-categorieën in je boekhouding
Bijvoorbeeld 21%, 9%, en 0%: zo zie je in één oogopslag hoe je omzet verdeeld is.
-
Zet je btw-bedrag opzij op een aparte spaarrekening
Zo kom je niet in de knel op het moment dat je moet afdragen.
-
Gebruik een systeem dat je begrijpt
Je hoeft geen boekhouder te zijn om je cijfers te snappen. Als je werkt met een heldere opzet wordt alles een stuk makkelijker.
Btw berekenen hoeft niet ingewikkeld te zijn
Als je weet wat je doet, is btw berekenen als ondernemer goed te doen. Het draait om overzicht: weten wat je hebt gefactureerd, wat je hebt uitgegeven en welk btw-tarief waar bij hoort. Met een duidelijk systeem en een vaste routine wordt het een standaardonderdeel van je onderneming, in plaats van een stressmoment aan het eind van het kwartaal. Wil jij ook zonder gedoe je btw berekenen én je hele boekhouding in één oogopslag bijhouden?