Als ondernemer wil je natuurlijk dat je tijd én die van je team zo goed mogelijk wordt benut. Productiviteit berekenen is dé manier om inzicht te krijgen in hoeveel er wordt gedaan binnen een bepaalde tijd en waar je eventueel kunt verbeteren. Of je nu alleen werkt of een klein team aanstuurt: dit inzicht helpt je slimmer te plannen, taken efficiënter te verdelen én meer uit je uren te halen. In dit blog leggen we uit hoe je productiviteit kunt meten en geven we vijf praktische tips om deze te verbeteren: helemaal in duidelijke taal, zodat ook beginners ermee aan de slag kunnen.
Waarom productiviteit berekenen belangrijk is
Productiviteit berekenen helpt je om onderbouwde keuzes te maken. In plaats van op gevoel te bepalen of iets ‘goed loopt’, zie je in de cijfers wat er echt gebeurt. Hoeveel omzet levert een bepaald project op per gewerkt uur? Hoeveel taken rondt jouw team gemiddeld af in een week? En welke werkzaamheden kosten eigenlijk te veel tijd zonder genoeg op te leveren? Zonder dit inzicht loop je het risico om structureel tijd (en dus geld) te verspillen. Door je productiviteit in kaart te brengen, kun je slimmer ondernemen en doelgerichter groeien.
Zo bereken je productiviteit in de praktijk
De basisformule is heel eenvoudig:
Productiviteit = Output ÷ Input
- Output = wat er is gedaan of bereikt. Denk aan afgeronde taken, behaalde omzet, gemaakte producten.
- Input = de hoeveelheid tijd of middelen die daarvoor nodig waren. Meestal druk je dit uit in gewerkte uren.
Voorbeeld: Stel je werkt 40 uur en je draait €2.000 omzet. Dan is je productiviteit:
€2.000 ÷ 40 = €50 omzet per uur.
Deze formule kun je op jezelf toepassen, maar ook op teamleden of zelfs op specifieke projecten. Let op: het gaat hier niet om ‘snel werken’, maar om effectief werken. Dus: wat levert jouw tijd je écht op?
5 dingen die je kunt meten om productiviteit inzichtelijk te maken
Hieronder vind je vijf voorbeelden van dingen die je kunt meten om de productiviteit van jezelf of je team meer inzichtelijk te maken:
1. Uren vs. omzet
Deze is ideaal voor zzp’ers of ondernemers in de dienstverlening. Noteer hoeveel uren je per week werkt én hoeveel omzet je in die tijd maakt. Deel je omzet door het aantal uren en je weet wat je gemiddeld per uur verdient. Zo ontdek je of jouw tarief nog klopt met de praktijk of dat je veel tijd verliest aan niet-declarabele taken.
2. Aantal taken of projecten afgerond per week
Voor creatieve beroepen of projectmatig werk is het nuttig om te kijken hoeveel werk je echt afrondt. Als je merkt dat projecten lang blijven liggen, kan dat wijzen op een onduidelijke planning, te veel afleiding of onrealistische verwachtingen. Door dit te meten krijg je inzicht in je workflow. Begin bijvoorbeeld simpel: schrijf elke maandag op wat je die week wilt afronden en vink vrijdag af wat gelukt is.
3. Aantal klanten geholpen of bestellingen verwerkt
Werk je met klanten, dan is dit een praktische manier van meten. Stel: je runt een webshop of biedt ondersteuning als VA. Door bij te houden hoeveel klanten je per dag/week helpt, zie je hoeveel werk je aankunt en waar je mogelijk hulp kunt gebruiken als het drukker wordt.
4. Kosten per medewerker per output
Heb je een team, dan is dit een waardevolle meting. Stel: een medewerker kost je €25 per uur en werkt 20 uur aan een project dat €500 oplevert. Dan heb je al €500 aan loonkosten, dus werk je met nul marge. Door dit soort berekeningen zie je snel of je werkwijze rendabel is en kun je eventueel bijsturen (zoals strakker plannen of je tarieven aanpassen). Vergeet niet ook overhead (zoals huur of softwarekosten) mee te rekenen als je dit goed wilt uitrekenen.
5. Tijdsbesteding per taak
Dit is misschien wel de meest onderschatte meting. Veel ondernemers spenderen ongemerkt uren aan kleine taken zoals e-mails, administratie of social media zonder dat dit per se iets oplevert. Door een week lang bij te houden waar je tijd écht naartoe gaat, ontdek je tijdvreters die je kunt schrappen of automatiseren. Houd bijvoorbeeld eens een week een timelog bij: schrijf per uur op wat je aan het doen bent. Je zult verbaasd zijn over de uitkomst.
Hoe kun je de productiviteit van jezelf en je team verbeteren?
Na het meten, komt het optimaliseren. Een paar eenvoudige maar effectieve tips:
-
Automatiseer terugkerende taken
Denk aan je facturen, boekhouding of e-mails. Gebruik templates of tools die het werk uit handen nemen. Ons template Boekhouding in Sheets helpt je o.a. bij transacties uploaden, btw berekenen en factureren: allemaal geautomatiseerd in één overzichtelijk systeem. -
Werk met duidelijke weekdoelen
Stel elke week 2 tot 3 hoofddoelen op. Niet meer. Zo blijft je werkdag overzichtelijk en voorkom je dat je verzandt in bijzaken. -
Gebruik een visueel dashboard
Cijfers worden pas écht nuttig als je ze kunt zien. Een dashboard met je omzet, winst en werkuren geeft snel inzicht én motivatie. -
Plan diepe werkblokken in
Zet je meldingen uit, plan 1–2 uur ongestoorde werktijd per dag en focus op één taak. Je zult versteld staan hoeveel je dan gedaan krijgt. -
Evalueer samen met je team
Vraag je medewerkers wat zij als productief ervaren en waar zij tijd verspillen. Vaak komen er verrassend simpele oplossingen uit.
Begin vandaag nog met het meten van je productiviteit
Je hoeft geen ingewikkeld systeem op te tuigen om te starten. Begin klein, met een simpele berekening of lijstje. Elke stap die je zet richting inzicht in tijdsbesteding en rendement, helpt je om beter te ondernemen met meer rust, overzicht en groei als resultaat. Klaar om jouw productiviteit inzichtelijk te maken én te koppelen aan je financiële prestaties?