Als ondernemer maak je misschien ook wel eens kosten in het buitenland. Denk aan hotelovernachtingen tijdens een zakelijke reis, zakelijke inkopen in Duitsland of softwarediensten uit Ierland. Maar wist je dat je in veel gevallen de btw die je in het buitenland betaalt, kunt terugvragen? Dit kan je flink wat geld besparen, mits je weet hoe het werkt. In deze blog leg ik stap voor stap uit hoe je btw uit het buitenland kunt terugvragen, welke regels gelden en waar je op moet letten.
Wanneer kun je btw uit het buitenland terugvragen?
Je kunt btw uit het buitenland terugvragen als je:
- In Nederland btw-plichtig bent;
- Zakelijke uitgaven hebt gedaan in een ander EU-land;
- Geen btw-aangifte doet in dat andere land.
Het gaat dan om btw die je als klant betaalt, niet als leverancier. Bijvoorbeeld:
- Hotelkosten in België;
- Deelname aan een vakbeurs in Duitsland;
- Zakelijke inkopen in Frankrijk;
- Brandstof of tol in Italië;
- Online softwarediensten uit een andere EU-lidstaat.
Let op: deze regeling geldt alleen binnen de EU. Voor landen buiten de EU gelden andere regels en vaak strengere eisen.
Btw buitenland terugvragen: hoe werkt het precies?
Hoe werkt het btw uit het buitenland terugvragen dan precies? Hieronder leggen we je uit waar je op moet letten:
1. Dien je verzoek in via de Nederlandse Belastingdienst
Je hoeft je verzoek níet in te dienen bij de belastingdienst van het betreffende land. In plaats daarvan gebruik je het speciale portaal van de Nederlandse Belastingdienst:
Hiervoor heb je eHerkenning (niveau 3) nodig als je een eenmanszaak hebt, of toegang via je boekhouder/accountant.
2. Verzamel de juiste gegevens
Voor elke uitgave waarvoor je btw terugvraagt, heb je nodig:
- De originele factuur;
- Het btw-bedrag;
- Het btw-nummer van de leverancier;
- De juiste uitgavencategorie (bijv. brandstof, logies, toegang tot evenementen).
Je moet de facturen goed bewaren, want de belastingdienst van het betreffende land kan om bewijsstukken vragen.
3. Houd rekening met drempelbedragen en termijnen
Elk EU-land heeft eigen drempelbedragen en voorwaarden voor teruggave. Maar in het algemeen geldt:
- Voor aanvragen over een volledig kalenderjaar: minimum drempel is €50 aan btw;
- Voor aanvragen over een kortere periode (minimaal 3 maanden): drempel is €400.
De aanvraag moet uiterlijk worden ingediend voor 30 september van het volgende kalenderjaar. Dus btw uit 2024? Dan moet je aanvraag binnen zijn vóór 30 september 2025.
Welke kosten komen wel en niet in aanmerking?
Wel toegestaan:
- Hotelovernachtingen;
- Conferenties en beurzen;
- Brandstof (niet in elk land!);
- Huur van vervoersmiddelen;
-
Restaurantkosten (in sommige landen beperkt aftrekbaar).
Niet toegestaan:
- Privékosten;
- Kosten waarvoor je al btw hebt verlegd;
-
Facturen die onvolledig of onjuist zijn opgesteld.
Let op: elk land heeft zijn eigen regels. Zo is in Duitsland btw op hotelovernachtingen deels aftrekbaar, maar in Frankrijk is btw op brandstof vaak uitgesloten. Een goede voorbereiding is dus belangrijk.
Hoe lang duurt het voordat je btw terugkrijgt?
Na het indienen van je aanvraag:
- Het betreffende EU-land heeft vier maanden de tijd om op je verzoek te reageren.
- Ze kunnen om extra informatie vragen: je hebt dan één maand om te reageren.
- Wordt je verzoek goedgekeurd? Dan moet de teruggave binnen 10 werkdagen plaatsvinden na goedkeuring.
In de praktijk duurt het proces gemiddeld 2 tot 6 maanden, afhankelijk van het land en de volledigheid van je aanvraag.
Btw uit het buitenland terugvragen: veelgemaakte fouten
- Verkeerde omschrijving van de uitgaven;
- Geen of onjuiste btw-nummers van leveranciers;
- Facturen die niet voldoen aan de eisen van het betreffende land;
- Te laat indienen van de aanvraag;
- Privékosten indienen als zakelijk.
Zorg dus voor een goede administratie, overzichtelijke boekhouding en duidelijke facturen.
Slim je buitenlandse btw terugvragen én bijhouden?
Voor ondernemers die regelmatig internationaal werken, kan btw terugvragen een mooie besparing opleveren. Maar het vereist wel een goede voorbereiding, zorgvuldige administratie en het volgen van strikte deadlines.
Door dit proces slim in te richten en te koppelen aan je bestaande administratie, kun je zonder stress én zonder fouten je buitenlandse btw terugvragen. Wil jij grip op je btw, ook als je in het buitenland onderneemt?