Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun boekhouding online te doen. En dat is niet voor niets. Geen stapels bonnetjes meer, geen ingewikkelde software op je computer en altijd inzicht in je cijfers, waar je ook bent. Toch komt er bij online boekhouden meer kijken dan simpelweg je transacties invoeren in een tool. Wil jij het maximale halen uit jouw online boekhouding? In dit blog deel ik 5 waardevolle tips om het slim, efficiënt en overzichtelijk aan te pakken.
Waarom kiezen voor online boekhouden?
Online boekhouden heeft veel voordelen. Je…
…hebt overal toegang tot je administratie;
…werkt sneller en overzichtelijker;
…bespaart tijd (en dus geld);
…minimaliseert de kans op fouten;
…kunt gemakkelijker samenwerken met een boekhouder.
Maar dit werkt alleen als je je boekhouding goed inricht. De juiste tools en werkwijze maken hierbij het verschil. Hieronder vind je een aantal tips die je helpen om online goed je boekhouding bij te kunnen houden.
1. Kies een systeem dat bij jou past
Er zijn talloze boekhoudtools op de markt. Van uitgebreide pakketten tot simpele Excel- of Google Sheets-oplossingen. De kunst is om te kiezen wat bij jouw situatie past. Heb je een eenmanszaak, beperkte boekhoudkennis en weinig tijd? Dan is eenvoud essentieel. Een uitgebreid pakket kan veel bieden, maar vaak zit je vast aan abonnementen, complexe functies en een steile leercurve. Een gebruiksvriendelijk systeem zoals Boekhouding in Sheets geeft je wel overzicht, maar zonder het gedoe van dure software.
2. Automatiseer waar het kan, maar houd de controle
Automatisering is één van de grote voordelen van online boekhouden. Denk aan:
- Transacties automatisch importeren;
- Inkomsten en uitgaven automatisch categoriseren;
- Btw automatisch berekenen;
- Offertes en facturen genereren vanuit je systeem.
Let op: automatiseren betekent niet dat je nergens meer naar hoeft te kijken. Controleer regelmatig of alles goed loopt en of je categorieën kloppen. De Belastingdienst blijft streng als het gaat om foutieve btw-aangiftes of kostenposten.
3. Werk met een vaste routine
Online boekhouden betekent niet dat je minder hoeft bij te houden. Het betekent vooral dat je het slimmer doet. Maar dan moet je wel consequent werken. Reserveer bijvoorbeeld wekelijks een vast moment voor je boekhouding:
- Verwerk je transacties;
- Stuur openstaande facturen na;
- Controleer je kasboek of bankmutaties;
- Houd je btw-positie bij.
Een vast moment zorgt voor rust, voorkomt achterstanden en maakt je administratie altijd ‘aangifte-klaar’. Dit scheelt een hoop stress bij de btw-aangifte of inkomstenbelasting.
4. Houd privé en zakelijk gescheiden
Een van de meest gemaakte fouten bij online boekhouden is dat privé en zakelijk geld door elkaar worden gebruikt. Dat maakt je administratie rommelig en kan problemen opleveren bij je aangifte. Open een aparte zakelijke rekening en gebruik die uitsluitend voor zakelijke inkomsten en uitgaven. Met een systeem als Boekhouding in Sheets kun je eenvoudig je banktransacties uploaden en sorteren. Dit werkt alleen goed als je zakelijke betalingen gescheiden houdt.
5. Koppel je boekhouding aan je doelen
Boekhouden is niet alleen iets wat ‘moet’. Het is ook hét instrument om grip te krijgen op je bedrijf. Door je boekhouding te koppelen aan je doelen, krijg je inzicht in:
- Hoe je omzet zich ontwikkelt;
- Waar je kosten zitten;
- Wat je per maand overhoudt;
- Hoe je spaart voor btw, belastingen of investeringen.
Boekhouding in Sheets maakt dit heel tastbaar. Je ziet in één dashboard hoe je ervoor staat, per maand, kwartaal of jaar. Dat geeft rust en richting.
Boekhouding online doen? Begin eenvoudig en slim!
Online boekhouden hoeft niet ingewikkeld te zijn. Sterker nog: als je het goed aanpakt, maakt het je leven als ondernemer een stuk makkelijker. Door een passend systeem te kiezen, automatisering slim in te zetten, vaste routines aan te houden en focus te houden op overzicht, haal je het maximale uit je administratie. En misschien wel het belangrijkste: je krijgt inzicht. Geen gokwerk of verrassingen meer bij je aangifte. Je weet altijd hoe je bedrijf ervoor staat.
Klaar om slim online te boekhouden?
Wil jij jouw boekhouding online doen, maar dan zonder abonnementen, ingewikkelde software of onduidelijke schermen?