Boekhouding hoort bij ondernemen, maar voor veel starters voelt het als een wirwar van cijfers, regels en verplichtingen. Toch hoeft het niet ingewikkeld te zijn. Sterker nog: veel ondernemers beginnen hun boekhouding met Excel, omdat het overzichtelijk en laagdrempelig is. In een eenvoudig spreadsheet kun je inkomsten en uitgaven bijhouden, facturen ordenen en zelfs rapportages maken. Maar hoe pak je dat nou slim aan, zonder dat het je onnodig veel tijd en frustratie kost?
Boekhouding met Excel: waarom het werkt voor starters
Je boekhouding met Excel doen is vaak de eerste keuze van beginnende ondernemers en dat is niet zo gek. Het programma is toegankelijk, vrijwel iedereen heeft het en je kunt er veel in kwijt. Met Excel kun je tabellen opstellen, berekeningen laten doen en grafieken maken. Voor een eenvoudige administratie is dat vaak voldoende.
De voordelen:
- Je hebt geen maandelijkse abonnementskosten.
- Je bepaalt zelf hoe je je tabellen indeelt.
- Het geeft snel overzicht in je inkomsten en uitgaven.
- Je kunt het koppelen aan simpele formules voor BTW of winstberekeningen.
Toch heeft het ook beperkingen. Excel is niet speciaal gemaakt voor boekhouding, waardoor je vaak zelf veel moet instellen. Denk aan categorieën maken, formules toevoegen en ervoor zorgen dat je geen fouten maakt in de berekeningen. Zeker als je bedrijf groeit, kan Excel daardoor omslachtig worden.
Hoe begin je met boekhouding in Excel?
Wil je je boekhouding met Excel doen, dan helpt het om met een duidelijke structuur te starten. Maak bijvoorbeeld drie tabbladen aan:
- Transacties: Noteer hier alle inkomsten en uitgaven. Zorg dat je per regel de datum, omschrijving, bedrag en BTW-percentage vastlegt.
- Facturen en offertes: Bewaar hier je factuurnummers en de status van elke factuur (betaald of openstaand).
- Overzichten: Laat Excel automatisch berekeningen doen voor omzet, kosten en winst.
Tip: gebruik formules zoals SOM.ALS om bedragen per categorie (bijv. marketing, inkoop, huisvesting) op te tellen. Zo zie je in één oogopslag waar je geld naartoe gaat.
Waar je op moet letten bij boekhouding in Excel
Excel kan handig zijn, maar er zijn een paar valkuilen waar je rekening mee moet houden:
- Foutgevoeligheid: één verkeerde formule kan je hele overzicht verstoren.
- Geen automatisering: je moet zelf alles invoeren en bijhouden.
- BTW-aangifte: je zult handmatig moeten filteren welke bedragen onder welk percentage vallen.
- Opslag en back-ups: bestanden raken sneller kwijt of raken beschadigd.
Voor kleine ondernemers is dit vaak nog te overzien, maar als je meer transacties hebt of met meerdere betaalmethoden werkt (zoals bank, creditcard én contant), dan kan het snel rommelig worden.
Boekhouding in Sheets: een slimmere variant van Excel
Veel ondernemers die starten met boekhouding in Excel stappen na een tijdje over op een tool die net wat gebruiksvriendelijker is, zoals Google Sheets. Dit werkt grotendeels hetzelfde, maar heeft extra voordelen:
- Je kunt je transacties bulk uploaden, zodat je niet alles handmatig hoeft in te voeren.
- Er zijn kant-en-klare templates die speciaal zijn gemaakt voor boekhouding.
- Je kunt eenvoudig offertes en facturen opstellen en direct verzenden.
- Alles staat veilig in de cloud, dus geen zorgen over back-ups.
- Je krijgt automatisch dashboards met inzicht in omzet, kosten en winst.
Hiermee combineer je de flexibiliteit van Excel met de kracht van een boekhoudprogramma, zonder dat je vastzit aan maandelijkse kosten.
Waarom een template je veel tijd bespaart
Het grootste nadeel van je boekhouding met Excel doen, is dat je alles zelf moet bouwen. Categorieën aanmaken, BTW berekenen, winst uitrekenen en facturen bijhouden: het kost tijd en is foutgevoelig.
Een kant-en-klaar template neemt je dit werk uit handen. Denk aan een dashboard waarin je direct ziet hoeveel omzet je draait, hoeveel BTW je moet afdragen en hoe je kosten verdeeld zijn. Voor een beginnende ondernemer kan dit het verschil maken tussen avonden puzzelen en in een paar klikken overzicht hebben.
Boekhouding met Excel of kiezen voor een slimmere oplossing?
Excel is een prima startpunt als je net begint en weinig transacties hebt. Maar wil je écht grip krijgen op je cijfers zonder te verdwalen in formules, dan is een template in Google Sheets vaak de betere keuze. Zo profiteer je van de voordelen van Excel, maar dan uitgebreid met automatisering, slimme dashboards en duidelijke handleidingen.