Boekhouden is een essentieel onderdeel van elke onderneming, of je nu een zzp'er bent of een klein bedrijf runt. Veel ondernemers kiezen ervoor om hun boekhouding zelf bij te houden om kosten te besparen. Een populaire keuze is boekhouden in Excel. Maar is dit echt de beste oplossing? In deze blog bespreken we de voordelen en nadelen van boekhouden in Excel en kijken we naar een modern alternatief: Google Sheets.
Voordelen van boekhouden in Excel
1. Aanpasbaar aan jouw wensen
Een groot voordeel van boekhouden in Excel is dat je volledige controle hebt over hoe je jouw administratie inricht. Je kunt formules toevoegen, draaitabellen maken en dashboards creëren die exact aansluiten op jouw behoeften. Dit maakt Excel een flexibel hulpmiddel dat je volledig kunt personaliseren.
2. Gratis (of bijna gratis)
Als je Excel al hebt (bijvoorbeeld via Microsoft Office of een zakelijke licentie), hoef je geen extra software aan te schaffen. Dit maakt het een betaalbare optie in vergelijking met online boekhoudpakketten die vaak een maandelijkse abonnementsprijs vragen.
3. Overzichtelijk voor kleine administraties
Voor een kleine onderneming of freelancer met weinig transacties per maand kan boekhouden in Excel overzichtelijk en eenvoudig blijven. Met een goed gestructureerde spreadsheet houd je in één oogopslag je inkomsten en uitgaven bij.
4. Geen afhankelijkheid van externe software
In tegenstelling tot cloudgebaseerde boekhoudprogramma's ben je bij boekhouden in Excel niet afhankelijk van een externe provider. Je hebt alles lokaal op je computer staan en hoeft je geen zorgen te maken over software-updates of irritante abonnementsmodellen.
Nadelen van boekhouden in Excel
1. Je hebt er verstand van nodig
Hoewel je met Excel enorm veel kan, moet je wel enige kennis hebben van formules, tabellen en mogelijk macro's om je boekhouding efficiënt in te richten. Fouten in berekeningen kunnen gemakkelijk optreden en leiden tot onjuiste financiële overzichten.
2. Kan snel kapot gaan
Excel-bestanden kunnen kapot gaan, zeker als je ze vaak bewerkt of op meerdere apparaten gebruikt. Een crash kan ervoor zorgen dat je data verloren gaat, vooral als je geen automatische back-ups hebt ingesteld. Dat is voor je administratie niet zo handig natuurlijk ;).
3. Geen directe koppeling met je bank
Bij moderne boekhoudsoftware kun je je bankrekening koppelen zodat transacties automatisch worden ingelezen. Met boekhouden in Excel moet je al je transacties handmatig invoeren waar je veel onnodige tijd verspilt die je beter kan steken in het verbeteren van je bedrijf.
4. Beperkt samenwerken
Als je samenwerkt met een accountant of boekhouder, moet je bestanden steeds handmatig uitwisselen via e-mail of een gedeelde map. Dit is omslachtig en vergroot de kans op verschillende versies van hetzelfde bestand.
5. Geen automatische facturatie en btw-aangifte
Met een goed Excel-systeem kun je facturen maken, maar het is geen geautomatiseerd proces. Ook de btw-aangifte moet je handmatig berekenen, terwijl moderne boekhoudprogramma’s dit automatisch voor je doen.
Een beter alternatief: Google Sheets
Hoewel boekhouden in Excel een prima optie kan zijn voor kleine ondernemers, is er een betere en modernere oplossing: Google Sheets. Dit biedt dezelfde flexibiliteit als Excel, maar met extra voordelen die het boekhouden makkelijker en efficiënter maken.
Zoals de naam al zegt is Google Sheets de tegenhanger van Microsoft Excel. Hieronder leggen we je uit waarom Sheets in 9 van de 10 gevallen een beter alternatief is.
1. Meerdere mensen kunnen tegelijk werken
Google Sheets werkt online, waardoor je met meerdere mensen tegelijkertijd in hetzelfde document kunt werken. Dit is ideaal als je boekhouder of accountant ook toegang nodig heeft.
2. Altijd en overal toegang
Omdat Google Sheets in de cloud werkt, heb je altijd en overal toegang tot je administratie, zowel op desktop als mobiel. Je hoeft dus nooit meer een bestand over te zetten naar een ander apparaat.
3. Koppelingen met andere online services
Met Google Sheets kun je eenvoudig koppelingen maken met andere online tools, zoals het direct versturen van facturen & offertes, banktransacties met een paar simpele klikken uploaden en zelfs betalingsherinneringen sturen!
4. Automatisch banktransacties uploaden
Met de juiste scripts of add-ons kun je je banktransacties direct in Google Sheets importeren, wat een groot voordeel is ten opzichte van boekhouden in Excel waar dit proces handmatig moet gebeuren.
5. Automatische back-ups
Doordat Google Sheets automatisch wijzigingen opslaat, hoef je je geen zorgen te maken over dataverlies. Je kunt altijd eerdere versies terughalen als er iets misgaat.
Conclusie
Boekhouden in Excel is een flexibele en goedkope manier om je administratie bij te houden, maar het brengt ook nadelen met zich mee zoals het ontbreken van automatische bankkoppelingen en het risico op fouten. Google Sheets biedt een modern alternatief met extra functionaliteiten zoals realtime samenwerking, automatische back-ups en de mogelijkheid om banktransacties direct te uploaden. Voor ondernemers die een efficiëntere manier zoeken om hun administratie bij te houden, is boekhouden in Google Sheets dan ook een slimme keuze!
Speciaal voor ZZP'ers en kleine ondernemers hebben we een super uitgebreid boekhoudsysteem ontwikkeld in Google Sheets. Klik hier om hem te bekijken.
